Pojazdy
Moduł pojazdów to ewidencja Twojej floty — od rejestracji pojazdu, przez jego bieżący status i przypisanie do lokalizacji, po pełną kartę z historią serwisową, dokumentami i kosztami. Karta pojazdu zbiera w jednym miejscu dane, które zasilają pozostałe moduły: serwis, zgodność, dispatch i analitykę.
Dla kogo
Menedżer floty i administrator organizacji zarządzają ewidencją; dyspozytor, menedżer utrzymania i kontroler finansowy korzystają z karty pojazdu w swoich przepływach. Widoczność pojazdów zależy od zakresu lokalizacji przypisanego do Twojego członkostwa (zobacz Lokalizacje i zakresy dostępu).
Ewidencja i statusy
Pojazd rejestrujesz z podstawowymi danymi identyfikacyjnymi (numer rejestracyjny, VIN, marka i model) i przypisujesz do lokalizacji. Status pojazdu (np. aktywny, w serwisie, wycofany) kontroluje, czy pojazd jest dostępny dla dispatchu i planów serwisowych. Zmiana statusu jest jawną akcją — historia zmian zostaje w systemie.
Karta pojazdu
Karta pojazdu (szczegóły) łączy:
- Dane techniczne i przypisania — lokalizacja, kierowcy, urządzenie telematyczne.
- Dokumenty — polisy, przeglądy rejestracyjne i inne pliki z datami ważności; wygasające dokumenty podnoszą alerty (zobacz Dokumenty).
- Kody usterek (DTC) — aktywne kody diagnostyczne raportowane przez telematykę, z możliwością potwierdzenia; otwarte kody oznaczone są na liście pojazdów.
- TCO — całkowity koszt posiadania: koszty paliwa, ładowania i serwisu doliczane są automatycznie z ich własnych modułów; opłaty drogowe i inne jednorazowe koszty rejestruje się ręcznie; zapis nabycia pojazdu (poniżej) dolicza amortyzację lub raty leasingowe dla ról finansowych; powtarzalne koszty stałe — ubezpieczenie, podatek, subskrypcje (zobacz Koszty stałe poniżej) — dokładają się co miesiąc automatycznie, bez ręcznego wpisu za każdy okres; mandat zapisany na wykrytym naruszeniu zgodności (zobacz Zegary HOS i status służby) oraz koszt szkody zapisany na paczce roszczeniowej (zobacz Ubezpieczenia i ryzyko) też dokładają się automatycznie, każdy do pojazdu, przy którym został zapisany; a przestój — koszt wyłączenia pojazdu z ruchu na naprawę — domyślnie rejestruje się ręcznie jako koszt jednorazowy, chyba że organizacja ustawi stawkę za godzinę przestoju w swoich ustawieniach organizacji — wtedy liczony jest automatycznie z czasu zlecenia serwisowego. Te dwa sposoby się wykluczają: włączenie stawki zamienia każdy dotychczas ręcznie wpisany wpis przestoju w wiersz zastąpiony przez wartość automatyczną.
- Koszt na kilometr / motogodzinę — koszt jednostkowy pojazdu za wybrany okres (ostatnie 30, 90 lub 365 dni albo własny zakres dat), liczony z przebiegu lub z motogodzin — zależnie od podstawy cyklu pracy pojazdu — razem ze wskazaniem źródła licznika (licznik urządzenia telematycznego, odometr z tankowania, dziennik przejazdów, a gdy licznik cofnął się — informacją, że jest niespójny, zamiast błędnej liczby). Poniżej 50 km lub 5 motogodzin w danym okresie koszt jednostkowy w ogóle się nie pokazuje — zbyt mało eksploatacji, żeby stawka była porównywalna — a ekran wyjaśnia dlaczego.
- Trend predykcji serwisu — przewidywana potrzeba serwisowa z modułu serwisu predykcyjnego.
Nabycie i finansowanie
Zapis nabycia pojazdu jest tym, z czego liczony jest jego koszt posiadania: sposób zakupu lub leasingu decyduje, który z dwóch modeli kosztowych obowiązuje, a pojazd bez zapisu nie dokłada do swojej sumy ani amortyzacji, ani raty.
- Zakup — amortyzuje się liniowo: (cena zakupu − wartość rezydualna) rozłożona równomiernie na ustawiony okres amortyzacji, miesiąc po miesiącu.
- Leasing finansowy, leasing operacyjny lub wynajem — kosztem jest rata miesięczna, za każdy miesiąc okresu umowy, plus jednorazowa opłata wstępna w dniu nabycia. Leasing nie amortyzuje się: rata już jest gotówkowym kosztem pojazdu, a doliczenie do niej amortyzacji policzyłoby te same pieniądze podwójnie.
Koszt posiadania — amortyzacja lub raty leasingowe — widoczny jest tylko dla kontrolera finansowego, zarządu i administratora organizacji; menedżer floty i menedżer utrzymania widzą sam koszt eksploatacji, bez luki czy zastępczej wartości w miejscu, gdzie byłaby kwota posiadania. Karta pojazdu i ekran kosztów całej floty nazywają swoją sumę zgodnie z tym podziałem — „Koszt całkowity" dla ról finansowych, „Koszt eksploatacji" dla reszty; tylko ekran Analityka → Koszty dodatkowo pokazuje, który to poziom, osobną pigułką — „Poziom: koszt posiadania" albo „Poziom: koszt eksploatacji" — a koszt na kilometr / motogodzinę podąża za sumą, którą widzi dany użytkownik.
Koszty stałe
Sekcja Koszty stałe na karcie pojazdu to lista jego powtarzalnych opłat — ubezpieczenia, podatku, subskrypcji (np. telematyki albo abonamentu na winiety) i innych kosztów rozliczanych cyklicznie zamiast jednorazowo. Każdy wpis ma rodzaj (Ubezpieczenie, Podatek, Subskrypcja, Inne), kwotę, walutę, okres rozliczeniowy (Miesięcznie, Kwartalnie, Rocznie) oraz datę rozpoczęcia i opcjonalną datę zakończenia — brak daty zakończenia oznacza „aż do odwołania".
Kwota jest zawsze naliczana do sumy kosztów równo co miesiąc, niezależnie od okresu rozliczeniowego: roczna składka dzieli się przez 12, kwartalna przez 3, a miesięczna wchodzi do sumy w całości. Roczna polisa opłacona w jednym miesiącu nie obciąża więc kosztu tego miesiąca w całości — gdyby tak było, ranking pojazdów według kosztu comiesięcznego faworyzowałby te, których termin odnowienia akurat wypadł poza wybranym okresem, zamiast pokazywać ich rzeczywisty koszt utrzymania.
Ubezpieczenie i podatek dokładają się do kosztu posiadania — widocznego tylko dla kontrolera finansowego, zarządu i administratora organizacji, tak samo jak amortyzacja i raty leasingowe (zobacz Nabycie i finansowanie powyżej). Subskrypcje i pozostałe koszty stałe dokładają się do kosztu eksploatacji, widocznego dla wszystkich ról korzystających z karty pojazdu. Zapisywanie, edycję i usuwanie kosztów stałych mają wyłącznie kontroler finansowy i administrator organizacji; pozostałe role widzą listę bez akcji.
Porównanie kosztów floty
Żeby porównać koszt pojazdów między sobą — a nie tylko obejrzeć jeden na raz — otwórz Analityka → Koszty. Ten ekran szereguje całą flotę według kosztu przejazdu za wybrany okres: przeliczony koszt, przebieg i motogodziny, w podziale na pojazd, grupę floty, lokalizację i klasę pojazdu. Koszt grupy to suma kosztów podzielona przez sumę przebiegu jej członków (nigdy średnia z ich osobnych stawek), więc jeden drogi w eksploatacji pojazd nie zawyża sztucznie oceny całej grupy.
W tle
Telematyka aktualizuje przebieg i pozycję pojazdu na bieżąco, a nowe kody usterek generują powiadomienie dla ról utrzymania. Wygasające dokumenty pojazdu są codziennie sprawdzane i z wyprzedzeniem zgłaszane w centrum powiadomień.