Lokalizacje i zakresy dostępu
Organizacja dzieli się na lokalizacje — oddziały, bazy czy terminale — a każde członkostwo można dodatkowo ograniczyć do wybranych lokalizacji. To ten zakres, obok ról, decyduje o tym, które pojazdy, kierowców i powiązane z nimi dane widzi dany użytkownik.
Dla kogo
Administrator organizacji zakłada lokalizacje i grupy floty, zaprasza członków i nadaje im zakres dostępu; menedżer floty w typowym przypadku korzysta z szerokiego dostępu bez ograniczenia zakresu. Kanoniczne nazwy ról znajdziesz w Rolach i uprawnieniach.
Kluczowe pojęcia
Lokalizacja (site) to oddział, baza czy terminal z własną strefą czasową — podstawowa jednostka podziału floty. Grupa floty to dodatkowy, opcjonalny podział pojazdów wewnątrz lokalizacji. Zakres lokalizacji (site scope) to lista lokalizacji przypisana do członkostwa — pusta lista oznacza dostęp do całej organizacji.
Lokalizacja to nie geostrefa. Geostrefy z mapy na żywo to obszary, po których platforma wykrywa wjazd, wyjazd i postój pojazdu; pojazdu nie przypisuje się do geostrefy, on po prostu w nią wjeżdża. Do lokalizacji pojazd należy na stałe.
Lokalizacje i grupy floty
Administrator organizacji tworzy lokalizacje z nazwą i strefą czasową na ekranie Organizacja → Lokalizacje w konsoli; każdy pojazd, zasób, kierowca i ładowarka jest przypisany do dokładnie jednej lokalizacji. Pierwsza lokalizacja („Główna siedziba") powstaje automatycznie przy zakładaniu organizacji. Lista pokazuje przy każdej lokalizacji, co jest do niej przypisane — liczbę pojazdów, kierowców, zasobów, ładowarek i grup floty.
Lokalizacji, do której cokolwiek należy, nie da się usunąć: usunięcie zwolniłoby te rekordy w próżnię, poza jakikolwiek zakres dostępu. Najpierw przepnij pojazdy, kierowców i pozostałe rekordy do innej lokalizacji — dopiero pusta lokalizacja da się skasować.
W obrębie lokalizacji można dodatkowo założyć grupy floty — np. żeby pogrupować pojazdy wg klienta czy typu przewozu. Grupy dodaje się, zmienia im nazwy i usuwa w rozwijanym panelu przy danej lokalizacji; przy każdej grupie widać, ile pojazdów i zasobów do niej należy. Grupy, do której cokolwiek należy, nie da się usunąć.
Do grupy przypisuje się sam pojazd lub zasób — na jego formularzu (przy rejestracji i przy edycji) albo przy przypisywaniu pojazdu do lokalizacji. Grupa należy do jednej lokalizacji, więc zmiana lokalizacji czyści wybór grupy. Kliknięcie nazwy lokalizacji na liście otwiera jej kartę: grupy, pojazdy i zasoby tej lokalizacji, z filtrem po grupie — to tam sprawdzisz, co faktycznie znajduje się w danej grupie.
Pozostali członkowie widzą listę lokalizacji (potrzebują jej choćby przy rejestracji pojazdu), ale dodawać, edytować i usuwać może je wyłącznie administrator organizacji.
Zakres na członkostwie
Administrator organizacji nadaje każdemu członkostwu, obok ról, opcjonalny zakres lokalizacji z poziomu zarządzania członkami. Domyślnie zakres jest pusty — członek widzi całą organizację. Po przypisaniu jednej lub kilku lokalizacji użytkownik widzi i obsługuje wyłącznie pojazdy, zasoby, kierowców, ładowarki i grupy floty przypisane do jego lokalizacji; próba odczytu lub edycji rekordu spoza zakresu kończy się tak, jakby rekord nie istniał.
Zakres obejmuje też rekordy, które same nie mają przypisanej lokalizacji, ale odwołują się do pojazdu lub kierowcy w zakresie — zlecenia serwisowe i harmonogramy konserwacji, inspekcje, trasy i przypisania dyspozycji, transakcje paliwowe wraz z flagami nadużyć oraz sesje ładowania dziedziczą widoczność po swoim pojeździe lub kierowcy. Rekord bez żadnego powiązania z pojazdem czy kierowcą (np. nieprzypisana jeszcze trasa) pozostaje widoczny dla wszystkich — brak powiązania nie jest tożsamy z przypisaniem do cudzej lokalizacji.
Pulpity, raporty, zdarzenia bezpieczeństwa, dane zgodności (czas pracy, tachograf) oraz pozycje na żywo z telematyki są dziś prezentowane w skali całej organizacji, niezależnie od zakresu lokalizacji członkostwa.
Ustawienia organizacji
Poza lokalizacjami administrator organizacji zarządza ustawieniami samej organizacji: nazwą, walutą i domyślnym językiem interfejsu, a także rezydencją danych — regionem, w którym dane organizacji są przechowywane. Opcjonalna stawka za godzinę przestoju, we własnej walucie organizacji, zamienia koszt przestoju pojazdu z wartości wpisywanej ręcznie na wartość liczoną automatycznie z czasu zlecenia serwisowego (zobacz Pojazdy); pozostawienie jej pustej utrzymuje przestój jako wpis ręczny.